Wdrożenie programu SMW Oracle przebiega sprawniej, gdy przed rozpoczęciem prac wiadomo, z jakich źródeł pochodzą dane i kto po stronie spółki może potwierdzić ich poprawność.
Nie oznacza to, że wszystko musi być idealne już na starcie. Ważniejsze jest rozpoznanie, gdzie dane są kompletne, gdzie są rozbieżności i które informacje są kluczowe dla pierwszego uruchomienia systemu.
Jakie dane warto zebrać
- aktualną listę członków
- dane dotyczące gruntów i powierzchni
- dotychczasowe naliczenia składek
- informacje o wpłatach i zaległościach
- dokumenty i wydruki używane w codziennej pracy
- raporty, które spółka przygotowuje cyklicznie
- informacje o wyjątkach i nietypowych przypadkach
Sprawdź źródła danych
Warto ustalić, które pliki lub dokumenty są najnowsze i kto ich używa. Jeżeli istnieje kilka wersji arkusza, trzeba wskazać źródło podstawowe albo opisać różnice między wersjami.
Dobrze jest też zapisać, które dane są pewne, a które wymagają potwierdzenia. To ułatwia zaplanowanie wdrożenia i zmniejsza ryzyko przeniesienia błędów do programu.
Usuń oczywiste rozjazdy
Przed wdrożeniem warto sprawdzić powtarzające się osoby, braki w danych, niespójne nazwy, puste pola i wartości, które wyraźnie nie pasują do reszty ewidencji. Nie trzeba rozwiązać wszystkiego od razu, ale dobrze wiedzieć, gdzie są problemy.
Jeżeli spółka ma dane historyczne, trzeba zdecydować, które z nich są potrzebne do bieżącej pracy, a które mają zostać tylko jako archiwum lub punkt odniesienia.
Ustal osoby odpowiedzialne
Wdrożenie przebiega sprawniej, gdy po stronie spółki jest osoba, która zna ewidencję i może podejmować decyzje dotyczące danych. Bez takiego właściciela łatwo utknąć na pytaniach, których nie da się rozstrzygnąć technicznie.
Warto też ustalić, kto będzie później pracował w programie, jakie operacje wykonuje najczęściej i jakie raporty są potrzebne od pierwszego dnia.
Jak FokaSoft pomaga na starcie
FokaSoft pomaga określić pierwszy sensowny zakres wdrożenia i wskazać dane, które są potrzebne do uruchomienia programu SMW Oracle. Jeżeli chcesz najpierw zrozumieć sam program, zobacz stronę: SMW Oracle dla spółek wodnych.
Jeżeli głównym problemem jest ewidencja, pomocny będzie też materiał: jak uporządkować ewidencję członków i gruntów.
Minimalny pakiet startowy danych
Jeżeli nie wiadomo, od czego zacząć, można przygotować minimalny pakiet startowy: aktualną listę członków, dane gruntów, informację o składkach, wpłatach i zaległościach oraz przykłady dokumentów lub raportów używanych w spółce. Taki zestaw pozwala rozpocząć rozmowę o zakresie wdrożenia.
Dodatkowo warto zapisać pytania i przypadki nietypowe. Często to one pokazują, gdzie obecny sposób pracy jest najmniej odporny na błędy i co program powinien obsługiwać w pierwszej kolejności.
Nie przenoś chaosu jeden do jednego
Wdrożenie programu nie powinno polegać na bezrefleksyjnym przeniesieniu wszystkich starych plików do nowego narzędzia. To dobry moment, żeby oddzielić dane potrzebne do bieżącej pracy od archiwum, powielonych wpisów i informacji, których nikt już nie używa.
Dzięki temu system startuje z danymi, które są łatwiejsze do utrzymania. Nawet jeśli część obszarów wymaga późniejszego uzupełnienia, użytkownicy mają jasność, z czego korzystają na początku.
Kontakt
Jeżeli przygotowujesz dane do wdrożenia, możesz zacząć od krótkiego opisu: jakie pliki macie, co jest aktualne, gdzie są rozbieżności i kto może potwierdzić dane.