Wdrożenie, które zaczyna się od realnego procesu
Doświadczenie FokaSoft / Karola Foltyna w informatyce sięga 1995 roku. Firma rozwija i wdraża rozwiązania dla organizacji, których procesy nie mieszczą się w standardowym programie.
W praktyce wdrożenie oznacza analizę sposobu pracy, uporządkowanie danych, konfigurację lub przygotowanie aplikacji, testy na rzeczywistych przypadkach oraz wsparcie po uruchomieniu. Najważniejsze jest to, aby system pasował do ewidencji, rozliczeń, dokumentów, raportów i integracji, z których firma korzysta na co dzień.
Dlatego projekt zwykle zaczyna się od procesu i danych, a dopiero później przechodzi do konfiguracji, importów, raportów, automatyzacji i uruchomienia produkcyjnego.
Dlaczego wdrożenie zaczyna się od procesu
Nawet najlepszy program nie pomoże, jeśli nie wiadomo, które dane są podstawowe, kto odpowiada za ich poprawność i jak wygląda codzienna ścieżka pracy.
Przed wdrożeniem trzeba ustalić, kto wykonuje poszczególne zadania, skąd pochodzą dane, jakie dokumenty powstają na końcu procesu i które raporty są faktycznie używane w pracy. To szczególnie ważne w systemach ewidencyjnych i rozliczeniowych, gdzie dane wejściowe wpływają na wymiar opłat, faktury, upomnienia, magazyn, zamówienia, produkcję albo zestawienia dla osób decyzyjnych.
Etapy typowego wdrożenia
Rozpoznanie potrzeb
Na początku ustalany jest cel: wdrożenie SMW Oracle, aplikacja dedykowana, uporządkowanie ewidencji, raportowanie, migracja danych albo połączenie kilku obszarów pracy.
Analiza danych
Trzeba ustalić źródła danych, ich formaty, odpowiedzialność za poprawność oraz sposób obsługi rozbieżności.
Konfiguracja lub przygotowanie systemu
Po potwierdzeniu zakresu przygotowywane są formularze, widoki, raporty, reguły rozliczeń, importy, eksporty lub elementy dedykowanej aplikacji.
Testy na realnych przypadkach
Testy pozwalają sprawdzić, czy system działa nie tylko technicznie, ale również w codziennej pracy użytkowników.
Uruchomienie
Start pracy w systemie powinien mieć jasny zakres: wiadomo, które funkcje działają od pierwszego dnia i które usprawnienia można dodać później.
Wsparcie po wdrożeniu
Po uruchomieniu pojawiają się pytania praktyczne. FokaSoft pomaga użytkownikom, doprecyzowuje ustawienia i wspiera rozwój systemu.
Dla kogo są takie wdrożenia
Wdrożenia FokaSoft są przeznaczone dla organizacji, które prowadzą własne ewidencje, rozliczenia, magazyny, raporty lub procesy branżowe i potrzebują systemu dopasowanego do sposobu pracy, a nie wyłącznie standardowej instalacji programu.
Dotyczy to zarówno rozwiązań dla spółek wodnych, jak i aplikacji dedykowanych, integracji z księgowością, migracji danych oraz raportowania opartego o Oracle, Oracle APEX, MSSQL lub inne środowiska używane przez klienta.
Wybrane wcześniejsze realizacje FokaSoft
Poniżej znajdują się wybrane wcześniejsze realizacje i rozwiązania branżowe opisywane w materiałach FokaSoft. Pokazują one doświadczenie firmy nie tylko w obszarze spółek wodnych, ale także w systemach ewidencyjnych, rozliczeniowych, magazynowych, produkcyjnych, CRM, panelach B2B oraz integracjach księgowych.
Spółki wodne i rozliczenia składek
Program SMW / Składki wspierał ewidencję gruntów zmeliorowanych i właścicieli, ryczałty, umowy partycypacyjne, opłaty administracyjne, naliczanie wymiarów rocznych, formularze wymiaru z odcinkiem wpłaty lub przelewu, wysyłkę wymiarów e-mailem, wczytywanie wyciągów bankowych, generowanie upomnień, naliczanie odsetek, raporty i parametryzację programu.
W materiałach FokaSoft dotyczących SMW wskazywano instalacje programu na terenie całego kraju, ponad 40 wdrożeń w spółkach wodnych oraz wsparcie i aktualizacje dla użytkowników.
Zamówienia, CRM i oferty — Contec
W przypadku Contec Sp. z o.o. opisano rozwiązanie EWCon obejmujące ewidencję zamówień odbiorców, moduł ofert i CRM, zamówienia u dostawców, zapotrzebowanie wynikające z zamówień, statusy realizacji, ewidencję magazynową, dokumenty, rejestry sprzedaży i zakupu, faktury proforma, zaliczki, korekty oraz raporty.
W opisie realizacji wskazano również eksport danych księgowych do programu Insert Rewizor GT. Ten zakres dobrze pokazuje typ projektu, w którym trzeba połączyć sprzedaż, magazyn, dokumenty i księgowość.
Ewidencja odbiorców gazu — Hadex-Gaz
System EWGaz, opisywany przy Hadex-Gaz Ziemny Sp. z o.o., obejmował ewidencję klientów, liczników i punktów odbioru gazu, rejestrację odczytów, rozliczenia z tytułu zużycia gazu, faktury prognozowane i rozliczeniowe oraz współpracę z modułem FK Sage Symfonia.
W takim systemie najważniejsze są cykliczne rozliczenia, poprawność danych odbiorców, obsługa odczytów i spójność z księgowością.
Zakłady wylęgu drobiu — DROB S.A.
Oprogramowanie EWDrob było wskazane przy realizacji dla Wielkopolskiej Spółki Drobiarskiej DROB S.A., z centralą w Tulcach i oddziałami w Gnieźnie oraz Nowym Tomyślu. Zakres obejmował magazyny, zakupy, sprzedaż, kartę wylęgu piskląt z etapami wylęgu oraz raporty produkcyjne.
W opisie realizacji wskazano także komunikację z FK Sage Symfonia, czyli integrację systemu operacyjnego z zapleczem księgowym.
Panel klienta i inwestycje — Vinylpex
Dla Vinylpex Sp.j., producenta tapet obiektowych, opisano panel klienta dla dystrybutorów oraz ewidencję nowych inwestycji: hoteli, biur i domów, w których przewidywane były rozwiązania z zakresu tapet obiektowych.
Ten zakres pokazuje zastosowanie systemu w relacjach B2B, obsłudze zgłoszeń inwestycji i porządkowaniu informacji potrzebnych w pracy handlowej.
Branża motoryzacyjna — Krotoski-Cichy i Grawis
Pakiet SOP, wskazany przy realizacji dla Auto-Handel-Centrum Krotoski-Cichy we współpracy z Grawis Sp. z o.o., obejmował obsługę niezależnego serwisu samochodowego, ewidencję części zamiennych, sprzedaż samochodów nowych i używanych, recykling i złomowanie pojazdów oraz komunikację z FK Sage Symfonia.
Zakres obejmował kilka obszarów operacyjnych naraz: obsługę klienta, części, pojazdy, dokumenty i integrację księgową.
Branża metalowa i laserowa — InterStal, LaserBeam
Rozwiązania EWPal i EWMag były wskazywane przy realizacjach dla firm InterStal i LaserBeam. Obejmowały zakupy, sprzedaż, magazyn ilościowy i wagowy, ewidencję oraz rozliczanie zleceń produkcyjnych, rejestrację odpadów i niestandardowych wymiarów blach.
To przykład wdrożeń produkcyjno-magazynowych, w których ważna jest dokładna ewidencja materiału, zleceń, wymiarów i rozliczeń.
Co łączy te realizacje
Wspólnym mianownikiem tych projektów była ewidencja danych, rozliczenia, dokumenty, raporty oraz dopasowanie systemu do sposobu pracy konkretnej organizacji. Branże były różne, ale problem zwykle podobny: uporządkować informacje i ograniczyć ręczną obsługę tam, gdzie system może przejąć powtarzalne czynności.
System pod proces, nie odwrotnie
Wdrożenie powinno uwzględniać dane, role użytkowników, dokumenty, raporty i integracje z księgowością lub innymi narzędziami używanymi w firmie.
Doświadczenie branżowe
Przykłady wcześniejszych realizacji pokazują różne typy procesów: składki i wymiary, rozliczenia gazu, produkcję, magazyn, CRM, sprzedaż, obsługę B2B oraz branżę motoryzacyjną.
Typowe ryzyka we wdrożeniach
Najczęstsze problemy nie wynikają z samej technologii, ale z danych i organizacji pracy. Ryzyko rośnie, gdy zakres zmienia się bez decyzji, nie ma osoby odpowiedzialnej po stronie klienta albo zbyt wiele tematów próbuje się rozwiązać jednocześnie.
Najbezpieczniej zaczynać od pierwszego sensownego zakresu: takiego, który daje realną wartość, ale da się go przetestować i uruchomić bez przeciągania projektu. Kolejne funkcje można dodawać później, gdy podstawowy proces działa stabilnie.
Jak klient może przyspieszyć wdrożenie
Najbardziej pomaga wskazanie jednej osoby, która zna proces i może podejmować decyzje dotyczące danych. Bez tego nawet prosty temat może się zatrzymać, bo technicznie da się przygotować kilka wariantów, ale ktoś musi potwierdzić, który jest zgodny z pracą firmy.
Przed pierwszą rozmową warto przygotować:
- aktualne źródła danych i informację, które z nich jest podstawowe,
- osobę odpowiedzialną za decyzje merytoryczne,
- opis najczęstszych scenariuszy pracy użytkowników,
- listę raportów i dokumentów potrzebnych od pierwszego dnia,
- podział funkcji na konieczne i możliwe do dodania później,
- kilka realnych przypadków testowych.
Po czym poznać dobre wdrożenie
Dane są zrozumiałe
Wiadomo, skąd pochodzą dane, które źródło jest podstawowe i jak obsługiwać rozbieżności.
Użytkownik wie, co robić
Osoba pracująca w systemie rozumie podstawowe operacje i nie musi za każdym razem pytać, gdzie znaleźć funkcję.
Raporty odpowiadają na pytania
Zestawienia pokazują informacje potrzebne do pracy, a nie tylko technicznie dostępne dane.
Kontakt
Planujesz wdrożenie oprogramowania, integrację lub uporządkowanie danych? Prześlij krótki opis obecnego procesu, źródeł danych i największego problemu. Na tej podstawie łatwiej określić, czy potrzebna będzie konfiguracja istniejącego systemu, aplikacja dedykowana, migracja danych, integracja czy raportowanie.
Zobacz też: SMW Oracle dla spółek wodnych, oprogramowanie na zamówienie i pomoc techniczną.